Datenvernichtung / Löschen personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten dürfen nicht in fremde Hände geraten. Das bleibt auch so, wenn man die Daten im Unternehmen nicht mehr speichern und somit löschen will. In der DIN 66399 sind die einzuhaltenden Grundlagen beschrieben.
Wir empfehlen bei ausgedruckten Dokumenten immer die Verwendung eines Aktenvernichters der die DIN 66399 einhält.
Dies ist gerade oder auch bei der Arbeit in einem Homeoffice (Telearbeitsplatz) einzuhalten.
Auch die Vernichtung von Datenträgern ist in der oben genannten DIN geregelt.
Es gibt verschiedene Fachfirmen, welche die entsprechende Datenschuztkonforme Vernichtung von Datenträgern durchführen (z.B. über den Einsatz entsprechender Sammeltonnen).
Hinweis: Bei den Datenträgern sollte der Administrator bei Festplatten die Seriennummer und die Herkunft der Platte (Rechner) dokumentieren. Dies ist hilfreich um eine datenschutzkonforme Vernichtung bei einer Prüfung nachweisen zu können.
Löschfristen / Aufbewahrungsfristen
Immer wieder kommt die Frage auf:
"Wie lange sind welche Daten zu archivieren?"
Hier z.B. eine Liste der IHK Darmstadt (ohne Anspruch auf Vollständigkeit)
Schriftgut | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
Abrechnungsbelege | 10 |
Abtretungserklärungen | 6 |
Akkreditive | 6 |
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 10 |
Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
Angestelltenversicherung (Belege) | 10 |
Anlagenvermögensbücher und -karteien | 10 |
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 |
Ausgangsrechnungen | 10 |
Außendienstabrechnungen | 10 |
Bankbelege | 10 |
Bankbürgschaften | 6 |
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 10 |
Belege (soweit Buchführung) | 10 |
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen | 10 |
Betriebskostenrechnungen | 10 |
Betriebsprüfungsberichte | 6 |
Bewertungsunterlagen | 10 |
Bewirtungsunterlagen | 10 |
Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 |
Buchungsbelege | 10 |
Darlehensunterlagen | 6 |
Dauerauftragsunterlagen | 10 |
Debitorenlisten | 10 |
Depotauszüge und -bestätigungen | 10 |
Einfuhrunterlagen | 6 |
Eingangsrechnungen | 10 |
Einheitswertunterlagen | 6 |
Essensmarkenabrechnungen | 10 |
Exportunterlagen | 6 |
Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 |
Frachtbriefe | 6 |
Gehaltslisten | 10 |
Geschäftsberichte | 10 |
Geschäftsbriefe | 6 |
Geschenknachweise | 6 |
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahreserfolgsrechnung) | 10 |
Grundbuchauszüge (Inventarunterlagen) | 10 |
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 |
Gutschriften (wenn Buchungsbeleg) | 10 |
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 |
Handelsbücher | 10 |
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) | 10 |
Investitionszulage (Unterlagen) | 6 |
Jahresabschlüsse (soweit Bilanzunterlagen) | 10 |
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 |
Kalkulationsunterlagen | 6 |
Kassenberichte | 10 |
Kassenbücher und -blätter | 10 |
Kassenzettel | 10 |
Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
Kontenregister | 10 |
Kontoauszüge (über Neubaukonten) | 6 |
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 6 |
Lagerbücher | 10 |
Lieferungsunterlagen (soweit Buchungsgelege) | 10 |
Lohnbelege | 10 |
Lohnkonto | 6 |
Lohnlisten | 10 |
Magnetbänder mit Buchfunktion | 10 |
Mahnbescheide | 6 |
Mietunterlagen (soweit empfangene Handelsbriefe) | 6 |
Mietunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
Nachnahmebelege | 10 |
Nebenbücher | 10 |
Organisationsunterlagen und -pläne | 10 |
Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe) | 6 |
Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
Postquittungsbücher | 10 |
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) | 10 |
Protokolle | 10 |
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) | 10 |
Quittungen | 10 |
Rechnungen | 10 |
Reisekostenabrechnungen | 10 |
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 10 |
Sachkonten | 10 |
Saldenbilanzen | 10 |
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 |
Scheckbelege | 6 |
Schriftwechsel | 6 |
Spendenbescheinigungen | 10 |
Steuerunterlagen | 10 |
Überstundenlisten (soweit Lohnbelege) | 10 |
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 |
Verkaufsbücher | 10 |
Vermögensverzeichnis | 10 |
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) | 10 |
Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 6 |
Verträge (nach Vertragsende, soweit steuerrechtlich relevant) | 6 |
Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 |
Wechsel | 10 |
Zahlungsanweisungen | 10 |
Zollbelege | 6 |
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 |
Quelle: https://www.darmstadt.ihk.de/produktmarken/Beraten-und-informieren/festigung_wachstum/Kaufmaennisches/AufbewahrungvonGeschaeftsunterlagen/2538154